Cyfryzacja akt postępowań karnych w powszechnych jednostkach prokuratury
Dla Prokuratury Generalnej, a następnie Prokuratury Krajowej jako następcy prawnego, realizowaliśmy projekt zaprojektowania, wykonania i wdrożenia Systemu Digitalizacji Akt Postępowań Przygotowawczych — SDA w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury.
System SDA został przygotowany z myślą o digitalizacji akt postępowań karnych — przygotowawczych i sądowych — prowadzonych w jednostkach prokuratury szczebla apelacyjnego i okręgowego. Celem wdrożenia było utworzenie elektronicznego repozytorium akt, umożliwiającego sprawne przeszukiwanie dokumentów, analizę materiału dowodowego oraz udostępnianie zdigitalizowanych akt stronom postępowania, sądom i innym uprawnionym organom.
Projekt był realizowany w latach 2014–2021 i obejmował również usługi modyfikacji SDA oraz serwis gwarancyjny w odniesieniu do wykonanych modyfikacji.
Wyzwanie
Akta postępowań karnych mają często dużą objętość, składają się z wielu dokumentów papierowych i wymagają sprawnego wyszukiwania informacji, analizy oraz udostępniania uprawnionym osobom i instytucjom. Tradycyjna praca na aktach papierowych wiąże się z czasochłonnym przeglądaniem dokumentów, koniecznością wykonywania kopii, ręcznym wyszukiwaniem informacji oraz utrudnionym dostępem do materiału dowodowego.
Głównym wyzwaniem było stworzenie systemu, który pozwoli przekształcać dokumenty papierowe do postaci elektronicznej, uporządkować je w repozytorium, umożliwić ich analizę i przeszukiwanie, a także udostępniać zdigitalizowane akta w sposób kontrolowany i bezpieczny.
System miał wspierać zarówno pracę prokuratorów, jak i sekretariatów oraz innych jednostek uczestniczących w obsłudze postępowań.
Cele biznesowe projektu
Zakładanym efektem wdrożenia było zwiększenie szybkości i jakości prowadzenia postępowań oraz umożliwienie szybkiego dotarcia do informacji znajdujących się w aktach.
Do kluczowych celów biznesowych należały:
- usprawnienie realizacji uprawnień obywateli i przedsiębiorców — uczestników postępowań karnych — związanych z przeglądaniem akt postępowań przygotowawczych,
- minimalizacja czasu i kosztów przekazywania akt uprawnionym podmiotom,
- minimalizacja czasu i kosztów anonimizacji akt postępowania przygotowawczego,
- skrócenie czasu sporządzania aktu oskarżenia,
- skrócenie czasu wyszukiwania określonych dokumentów w aktach,
- ułatwienie analizy materiału dowodowego,
- ograniczenie potrzeby częstego kserowania akt,
- umożliwienie archiwizowania akt w postaci elektronicznej.
Zakres funkcjonalny systemu
System SDA obejmował zestaw modułów wspierających pełny proces digitalizacji, zarządzania, analizy i udostępniania akt.
Zakres funkcjonalny obejmował między innymi:
- warstwę uwierzytelniania i autoryzacji,
- panel startowy,
- moduł skanowania dokumentów,
- moduł zarządzania aktami,
- moduł anonimizacji,
- moduł analityczny,
- moduł udostępniania,
- moduł OCR,
- lokalny moduł administracyjny,
- centralny moduł administracyjny,
- moduł komunikacji z ePUAP,
- obsługę PKI,
- warstwę integracji wewnętrznej,
- moduł integracji danych zewnętrznych.
Nasze rozwiązanie
Zaprojektowaliśmy, wykonaliśmy i wdrożyliśmy system umożliwiający tworzenie elektronicznych odpowiedników dokumentów papierowych z akt postępowań karnych. Rozwiązanie pozwalało przekształcać dokumenty papierowe do postaci elektronicznej, porządkować je w strukturze akt oraz wykorzystywać w dalszych procesach: wyszukiwaniu, analizie, anonimizacji, udostępnianiu i archiwizacji.
Digitalizacja i zarządzanie aktami
Moduł skanowania dokumentów oraz moduł zarządzania aktami umożliwiały tworzenie cyfrowych odwzorowań dokumentów papierowych i organizowanie ich w strukturze sprawy. Dzięki temu użytkownicy mogli pracować na elektronicznym repozytorium akt, zamiast każdorazowo korzystać z dokumentacji papierowej.
Rozwiązanie wspierało sekretariaty w ograniczaniu czasochłonnych czynności związanych z kopiowaniem, wyszukiwaniem i przygotowywaniem dokumentów do udostępnienia.
OCR i przeszukiwanie dokumentów
Moduł OCR umożliwiał rozpoznawanie treści dokumentów i zwiększał efektywność wyszukiwania informacji w zdigitalizowanych aktach. Dzięki temu prokuratorzy i inni uprawnieni użytkownicy mogli szybciej odnajdywać konkretne dokumenty, frazy lub informacje zgromadzone w toku postępowania.
Było to szczególnie istotne przy obszernych aktach, w których ręczne wyszukiwanie informacji mogło być bardzo czasochłonne.
Anonimizacja i udostępnianie akt
System obejmował moduł anonimizacji, wspierający przygotowanie akt do udostępnienia uprawnionym podmiotom. Umożliwiał ograniczenie czasu i kosztów związanych z przygotowywaniem dokumentów do wglądu lub przekazania.
Moduł udostępniania pozwalał na przekazywanie zdigitalizowanych akt drogą elektroniczną lub na zewnętrznych nośnikach danych sądom oraz organom prowadzącym postępowania. System umożliwiał również zapoznanie się ze zdigitalizowaną wersją akt przez strony postępowania na wyznaczonych stanowiskach dostępowych w jednostkach prokuratur, aresztach śledczych i zakładach karnych.
Bezpieczeństwo, autoryzacja i PKI
Ze względu na charakter przetwarzanych danych system wymagał szczególnego podejścia do bezpieczeństwa, kontroli dostępu i rozliczalności działań użytkowników.
Warstwa uwierzytelniania i autoryzacji, obsługa PKI oraz moduły administracyjne umożliwiały zarządzanie dostępem do systemu i kontrolę nad uprawnieniami użytkowników. Było to kluczowe w środowisku przetwarzającym dokumenty postępowań karnych.
Integracje
System został zintegrowany z usługami i systemami wspierającymi obsługę procesów administracyjnych oraz wymianę danych, w tym z:
- ePUAP,
- SIP Libra2.
Moduł komunikacji z ePUAP umożliwiał obsługę procesów wymagających komunikacji z platformą administracji publicznej, natomiast integracja z SIP Libra2 wspierała wymianę danych w ramach środowiska wykorzystywanego przez jednostki prokuratury.
Technologie
W projekcie wykorzystano między innymi:
- .NET,
- PHP,
- PostgreSQL,
- CentOS,
- PKI.
Dobór technologii był podporządkowany wymaganiom systemu publicznego, obejmującym bezpieczeństwo, stabilność, obsługę dużych zbiorów dokumentów, integracje oraz możliwość wdrożenia w rozproszonym środowisku jednostek prokuratury.
Efekty wdrożenia
Wdrożenie SDA umożliwiło utworzenie elektronicznego repozytorium akt postępowań karnych oraz usprawniło pracę z dokumentacją spraw. System wspierał digitalizację akt, ich przeszukiwanie, analizę, anonimizację, archiwizację oraz kontrolowane udostępnianie uprawnionym podmiotom.
Najważniejsze efekty obejmowały:
- usprawnienie pracy prokuratorów poprzez łatwiejsze przeszukiwanie i analizowanie akt,
- ułatwienie pracy sekretariatów dzięki ograniczeniu częstego kserowania akt,
- szybsze odnajdywanie poszukiwanych dokumentów,
- możliwość archiwizowania akt w postaci elektronicznej,
- wsparcie realizacji uprawnień stron postępowania do zapoznania się z aktami,
- możliwość udostępniania zdigitalizowanych akt sądom i organom prowadzącym postępowania,
- wsparcie anonimizacji dokumentów,
- skrócenie czasu potrzebnego na wyszukiwanie informacji w aktach,
- zwiększenie efektywności analizy materiału dowodowego.
Organizacja prac
Projekt był realizowany w konsorcjum z ACSYS BSC Sp. z o.o. i wymagał zaangażowania zespołu o szerokich kompetencjach analitycznych, architektonicznych, bezpieczeństwa, wdrożeniowych i programistycznych.
W realizację projektu zaangażowani byli między innymi:
- kierownik projektu,
- analitycy biznesowi, w tym kierownik zespołu analityków biznesowych,
- architekci systemowi, w tym kierownik zespołu architektów systemowych,
- architekci bezpieczeństwa, w tym kierownik zespołu architektów bezpieczeństwa,
- eksperci ds. wdrożenia i utrzymania,
- konsultant merytoryczny ds. obiegu dokumentacji w prokuraturze,
- zespół programistów.
Tak zorganizowany zespół pozwalał połączyć wiedzę technologiczną z rozumieniem procesów obiegu dokumentacji w jednostkach prokuratury oraz wymaganiami bezpieczeństwa właściwymi dla systemów przetwarzających wrażliwe dane postępowań karnych.
Podsumowanie
SDA — System Digitalizacji Akt Postępowań Przygotowawczych — był rozwiązaniem wspierającym cyfryzację akt postępowań karnych w powszechnych jednostkach prokuratury. System umożliwiał tworzenie elektronicznych odpowiedników dokumentów papierowych, ich przeszukiwanie, analizę, anonimizację, archiwizację oraz kontrolowane udostępnianie uprawnionym podmiotom.
Projekt wymagał połączenia kompetencji z zakresu digitalizacji dokumentów, OCR, bezpieczeństwa, PKI, integracji z systemami administracji publicznej oraz modelowania procesów obiegu akt w prokuraturze.
Rozwiązanie zostało zaprojektowane i wdrożone z myślą o usprawnieniu pracy prokuratorów i sekretariatów, skróceniu czasu dostępu do informacji oraz zwiększeniu efektywności prowadzenia postępowań.